మనం జీ మెయిల్ వాడుతున్నా లేదా యాహూ మెయిల్ యూజ్ చేస్తున్నా మనం ఎదుర్కొనే సమస్య ఒక్కటే అదే ఇన్బాక్స్ నిండిపోవడం. ఎన్ని ఫైల్స్ డిలీట్ చేసినా మన బాక్స్ మాత్రం నిండుగా కనిపిస్తూనే ఉంటుంది. ఇది ఒక రకంగా ఇరిటింగ్ ఫ్యాక్టరే. కానీ మనకేమో ఇన్బాక్స్ను చెక్ చేసిన తర్వాత మెయిల్స్ను డిలీట్ చేయడం అనే ఆలోచన ఉండదు. ఒకవేళ ఉన్నా.. రెగ్యులర్గా ఆ పని చేయలేం. మరి మన జీమెయిల్ ఇన్బాక్స్ను జీరో స్థాయిలో ఎలా మెయిన్టెన్ చేయాలో చూద్దామా...
లేబుల్స్ వాడండి
చాలామంది మెయిల్స్ ఉపయోగిస్తారు కానీ వారికి లేబుల్స్ అనే ఆప్షన్ ఒకటి ఉందని తెలియదు. ఆ ఫీచర్ని సద్వినియోగం చేసుకుంటే కచ్చితంగా మనం మనం ఓవర్ ఫ్లో సమస్య నుంచి బయటపడొచ్చు. మీ ఇన్బాక్స్ మీద ఒక ప్లానింగ్ ఇవ్వడానికి లేబుల్స్ ఉపయోగపడతాయి. వీటిలో టైర్ వన్ లేబులస్ మీరు రీడ్ చేసిన మెసేజ్లు, మీరు చదవని మెసేజ్లు, మీ కోసం వెయిట్ చేస్తున్న మెసేజ్లు ఇలా అన్ని మెసేజ్లను ఒక క్రమంలో పెడతాయి. సెండర్, ప్రాజెక్ట్, థీమ్, ప్రాపర్టీ, టీమ్ తదితర విషయాలను సపరేట్ చేయడం కోసం టూ టైర్ లేబుల్స్ ఉపయోగపడతాయి. వీటికి మీరు కలర్ కోడ్ ఇవ్వొచ్చు దీని వల్ల ఏది అర్జెంట్ మెయిలో మీకు తెలుస్తుంది.
రూల్స్.... రూల్స్
మీ ఇన్బాక్స్లో ఫిల్టర్స్ లేదా రూల్స్ను క్రియేట్ చేయడం ద్వారా మీరు ఒక సిస్టమెటిక్గా పని చేసుకోవచ్చు. మీ ఛాయిస్ ప్రకారం ఆ మీకు అవసరమైన మెయిల్స్ను మీరు ఉపయోగించుకోవచ్చు. ఇన్ కమింగ్ మెసేజ్లను స్ట్రీమ్ లైన్ చేయాలంటే ముందుగా సెట్టింగ్స్కు వెళ్లి.. క్రియేట్ న్యూ ఫిల్టర్ మీద క్లిక్ చేయాలి. ఇది మీ ఇన్బాక్స్ను క్లీన్ చేయడానికి జరిగే ప్రక్రియ. మీరు ఫిల్టర్ చేయాలనుకునే ఈమెయిల్ అడ్రెస్లను ఎంటర్ చేసి క్రియేట్ ఫిల్టర్ విత్ దిస్ అనే ఆప్షన్ మీద క్లిక్ చేయాలి. మీ ఎగ్జిస్టింగ్ ఈమెయిల్స్కు కూడా ఫిల్టర్ను అప్లై చేయచ్చు. చివర్లో క్రియేట్ ఫిల్టర్ అని ఆప్షన్ క్లిక్ చేస్తే చాలు.
ఆటోమెట్ చేయండి
లేబుల్స్, రూల్స్తో పాటు ఐఎఫ్టీటీటీ లాంటి సర్వీసులను ఆటోమెట్ చేయడం ద్వారా జీమెయిల్ను క్లీన్ అండ్ గ్రీన్గా ఉంచుకోవచ్చు. లేబుల్స్ను క్రియేట్ ట్రెలొ టాస్క్స్ లేదా టు డొయిస్ట్ టాస్క్స్తో అసైన్ చేయాలి. మీజ ఈమెయిల్ మెసెంజర్ను వన్ నోట్ లేదా ఎవర్నోట్లో సేవ్ చేయాలి. మీ రిసిఫ్ట్స్ను గూగుల్ స్ర్పెడ్షీట్లలో సేవ్ చేయాలి. మీ లేబుల్స్కు క్రియేట్ రిమైండర్ ఆన్ యువర్ఫోన్ అని అసైన్ చేయాలి. గూగుల్ డ్రైవ్లో మీ జీమెయిల్ అటాచ్మెంట్స్ సేవ్ చేయాలి. ఇవే కాక మీ సబ్ స్క్రిప్షన్లను ఎప్పటికప్పుడు క్లీన్ చేసుకోవాలి. మీరు మాన్యువల్గా ఈ పని పూర్తి చేయచ్చు.
జీరో చేయాలంటే...
సోషల్ మీడియా నోటిఫికేషన్లు టర్న్ ఆఫ్ చేయాలి.
ఈమెయిల్ కోసం ఒక సమయం కేటాయించుకోవాలి. కీలకమైన డేటా దాచుకోవాలి
మీరు రెస్పాండ్ కావాల్సినప్పుడు మాత్రమే ఈమెయిల్ వాడాలి.